Opdrachtomschrijving
Bij DICTU gebruiken we MS-Teams als samenwerkingsfunctionaliteit voor alle medewerkers en zijn we bezig met de implementatie van een DMS- systeem Rijksdoc op basis van Alfresco in het kader van recordsmanagement. Bij deze vacature zoeken we een ervaren FB'er die onze eigen FB'er kan ondersteunen in de laatste fase van de uitrol van het DMS. De Functioneel Beheerder is primair verantwoordelijk dat het informatiesysteem voldoen aan de eisen van de gebruikers, daaraan blijft voldoen en dat de functionaliteit consistent is. Samenhangende richtlijnen, procedures, wet- en regelgeving en/of beleidslijnen zijn de basis voor de uitvoering van de werkzaamheden. De functioneel beheerder werkt nauw samen met de vaste FB'er en gebruikers voor het evalueren van de functionele specificaties van een informatiesysteem en het uitwerken van de functionele specificaties bij gewenste wijzigingen in de functionaliteit. Gerealiseerde wijzigingen worden door de functioneel beheerder getest in acceptatietesten. Daarnaast coördineert de functioneel beheerder de invoering van wijzigingen in de gebruikersorganisatie. Tot slot is de functioneel beheerder een vraagbaak voor de eigen Functioneel beheerder welke de contacten met de gebruikers heeft (in de tweede lijn) en coördineert oplossingen voor problemen.

Achtergrond opdracht
DICTU is bezig met de laatste fase van de uitrol van haar DMS in de organisatie. De eigen Functioneel beheerder kan dit grotendeels zelf maar wij zoeken hiervoor nog extra ondersteuning op afroepbasis tijdens de afronding van de uitrol. Na afronding van de uitrol eind 2025 is normaliseert de workload weer. De wereld van MS-Teams en Document Management Systemen (DMS) hebben voor jou geen geheimen omdat jij weet hoe duurzame documentaire informatievoorziening (DIV) ingericht moet worden. Daarbij is kennis van de AVG en WOO een pré.

Eisen

• Opdracht is niet geschikt voor ZZP’ers ivm wet DBA.
• Je hebt aantoonbare kennis en ervaring met BISL, ITIL, agile en scrum.
• Je hebt aantoonbare kennis en ervaring in beheer van MS-Teams omgevingen.
• Je hebt kennis en ervaring in werken met Document Management Systemen.
• Je hebt minimaal een afgeronde HBO.
• Je hebt minimaal vijf jaar werkervaring als functioneel beheerder (5 jaar).
• Je bent bekend met Rijksdoc en Alfresco (2 jaar).
• Ervaring in de richting van informatiemanagement.

Wensen
in afstemming met de functioneel beheerder.

Competenties

• Je stelt je initiatiefrijk, flexibel en resultaatgericht op en wil jezelf ontwikkelen.
• Je kunt goed communiceren, adviseren, overtuigen en samenwerken.
• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken, en legt makkelijk verbinding met collega's binnen de organisatie.
• Je werkt nauwkeurig en weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden.
• Je bent klantgericht en proactief.
• Je bent sterk in het coördineren van wijzigingen binnen team en in de keten van voortbrenging.
• Je bent technisch onderlegd en in staat om complexe technische oplossingen in eenvoudige taal uit te leggen.
• Je bent een enthousiaste en betrokken collega.

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.